Fem tips för framgångsrikt distansledarskap

Flexibelt_arbete (1)

Flexibelt arbete skapar flera fördelar för både anställda och arbetsgivare. Det kräver emellertid en särskild ledarstil, som jag nämnde i mitt tidigare blogginlägg. I den här bloggen får du fem tips för bra distansledarskap som gör det enklare för dig att leda oavsett var dina medarbetare arbetar. 

1. Sätt upp tydliga mål för arbetet

Målen ska vara individuella och tillräckligt tydliga för att medarbetarna ska kunna planera och prioritera sitt eget arbete med hjälp av dem. Beroende på arbetsuppgiften i fråga kan målformuleringen vara antingen enkel eller utmanande att skapa.

När det gäller expertarbete, där mätetalen inte är så tydliga som till exempelvis när det gäller försäljningsarbete (som kan mätas i kronor, marginaler eller kundnöjdhet) kan målen vara långsiktiga och strategiska (t.ex. årliga mål) och innehålla delmål på månadsbasis. I båda fallen bör du diskutera och specificera målen tillsammans med medarbetaren.

2. Regelbunden uppföljning är en nyckelfaktor

När arbetet styrs genom mål är det också viktigt att följa upp hur arbetet fortskrider. Utan uppföljning kan det vara mycket svårt, för att inte säga omöjligt, att ge en medarbetare feedback på distans. Den här uppföljningen handlar inte om prestationsutvärdering, dvs hur bra medarbetaren har lyckats, utan mer om sparring och uppmuntran av medarbetaren.

Under uppföljningsdiskussionen kan ni gemensamt gå igenom hur arbetet fortlöper i förhållande till de uppsatta målen, om medarbetaren gör framsteg, finns det uppgifter som släpar efter, behöver medarbetaren hjälp, huruvida de långsiktiga målen fortfarande är korrekta och aktuella, och om nya kortsiktiga mål bör sättas. Beroende på vilken typ av arbete det gäller kan uppföljningen göras på både team- och individnivå.

3. Bygg förtroende

Det är viktigt att bygga förtroende och tillit. När förtroende finns fungerar samarbetet smidigt, och medarbetaren är motiverad och dedikerad till arbetet och organisationen.

"Förtroende och tillit byggs upp genom interaktion. Naturligtvis handlar interaktionen i första hand om arbetet, men det krävs även mer informella och personliga diskussioner.”

När medarbetare och chef arbetar på avstånd från varandra, uteblir informella samtal över kaffe eller i korridoren. Medarbetare kontaktar då i regel bara sina chefer om utmaningar i arbetet. Det är därför viktigt att hålla kontakten med medarbetaren i andra frågor än de som gäller arbetet och överenskomna arbetsuppgifter.

Många som leder framgångsrikt på distans ser det som väldigt viktigt att regelbundet ha individuella videosamtal eller mer informella telefonsamtal med medarbetarna. Sådana aktiviteter skapar och upprätthåller ett personligt förhållande med medarbetaren och är ett sätt för ledaren att signalera sin närvaro och tillgänglighet. Under dessa mer informella samtal kan mindre utmaningar identifieras och hanteras innan de blir stora utmaningar och problem.

4. Främja känslan av gemenskap

Som tidigare nämnts - när medarbetaren och ledaren har ett fysiskt avstånd mellan sig, blir arbetet mera fokuserat på uppgifterna och interaktionen minskar. Bristen på interaktion kan skapa en känsla av isolering, vilket i sin tur leder till svagt engagemang som kan påverka medarbetarens motivation.

Medarbetarnas vilja att interagera kan minska ytterligare om de inte känner sig delaktiga i teamet eller arbetsgruppen. För chefer och ledare är det viktigt att få alla medarbetare att känna sig delaktiga. Det bör vara självklart att ha fysiska möten, som team- och utvecklingsdagar där alla träffas. Som ledare bör du då avsätta tillräckligt med tid för informella diskussioner och för att bara umgås med varandra.

Å andra sidan kan olika digitala verktyg, som interna sociala medier, snabbmeddelanden och chat, samla och ena medarbetarna. Verktyg av detta slag är mycket effektiva för medarbetarnas möjligheter att kontakta varandra, samarbeta och diskutera möjligheter och problem. Huvudsaken för vi-andan och "vi är alla i detta tillsammans"-perspektivet är att medarbetarna upplever psykologisk närhet till varandra, inte fysisk närvaro på samma plats.

5. Kom överens om tydliga spelregler

För att möjliggöra ett nära samarbete och skapa förtroende i ett team där alla inte ses regelbundet, bör alla i teamet gemensamt diskutera hur man bäst ska samarbeta, och vad som krävs för att säkerställa en smidig kommunikation och interaktion. En ömsesidig respekt i diskussionen är viktig för att alla ska ha möjlighet att presentera sina åsikter och syn på saker.

Eftersom målet är att möjliggöra ett effektivt samarbete, är det inte värt att komma överens om regler som inte kommer att följas. Diskussionen är viktig för utvecklingen av gemensamma metoder. Tydliga spelregler minskar också stress som i en digital miljö orsakas av olika informationssystem och kommunikationskanaler.

Den här bloggtexten är skriven av Ulla Vilkman / Timanttia Consulting, utbildare och föreläsare specialiserad inom distansarbete, virtuella team och hur man leder på distans.

Vi har skapat en guide, som beskriver Baronas xChange program. I guiden hittar du bland annat information om hur Barona xChange fungerar, vilka tjänster som ingår, fördelar med programmet och erfarenheter från deltagare i programmet.
xChange_guide_Sweden

Topics: HRFramtidens arbetslivVälbefinnandeförändringsledarskapflexibeltarbeteFör företag

Nya Inlägg

Topics