Harriet bodö: Hur leda virtuella möten så att alla känner sig delaktiga?

harriet_bodo

Den här bloggtexten är skriven av Harriet Bodö / Timanttia Consulting, utbildare och föreläsare specialiserad inom distansarbete, virtuella team och hur man leder på distans. Att leda virtuella möten kräver mer av både den som leder mötet och dom som deltar jämfört med mer traditionella möten med alla i ett och samma rum. Här kommer 5 tips hur du leder virtuella möten så att alla känner sig delaktiga.

I takt med att distansarbete ökar ändras och påverkas även våra möten. Det är idag ingen självklarhet att alla mötesdeltagare sitter i samma rum runt samma bord, allt oftare är någon mötesdeltagare med virtuellt. Tekniken har, och fortsätter, utvecklas för att möjliggöra och underlätta mötesdeltagande virtuellt. Teknik och internetuppkoppling är dock inte det enda som behövs för att virtuella möten ska lyckas, och för att alla deltagare ska känna sig delaktiga.

1. AGENDA OCH STRUKTUR FÖR MÖTET

För att göra det lättare för alla att följa med mötet och diskussionerna så är en tydlig och klar agenda A och O. När du sätter ihop mötesagendan är det bra att “timeboxa” dom olika punkterna för att hålla mötet så intressant och effektivt som möjligt för alla deltagare, en bra agenda som är lätt att följa gör att deltagarna blir mer aktiva och då också känner sig mer delaktiga.

På själva mötet är det viktigt att följa agendan och använda den som struktur eller ram för mötet. Genom att följa agendan är det lättare för deltagarna att logga in igen och följa med i diskussionerna om tekniken skulle strula eller uppkopplingen brytas. Det är också lättare för deltagarna att följa med i diskussionerna om det är tydligt vilken fråga som diskuteras, även om tekniken idag är avancerad är det inte alla gånger lätt att höra allt och alla i ett virtuellt möte.

Att som mötesledare hålla koll på att alla får säga sitt är inte det lättaste alla gånger när det gäller virtuella möten. Ett tips här är att ta en “round the table” check mellan varven och framförallt för dom ärenden som är viktiga och det fattas beslut om. Med hjälp av den här checken har du som mötesledare också lättare att pejla läget och snappa upp om någon deltagare inte är med på banan eller har avvikande åsikter som inte kommer fram på grund av avståndet.

 

2. MÖTESANTECKNINGAR

Om det är möjligt skriv direkt under mötet och ha även anteckningarna synliga på skärmen. Det underlättar för deltagarna att följa med i diskussionerna och du får direkt feedback på oklarheter eller saker som behöver förtydligas ytterligare. Jag rekommenderar att du också bokar in tid i din egen kalender direkt efter mötet, eller åtminstone samma dag, för att renskriva anteckningarna så länge du har mötet i färskt minne. Be alla mötesdeltagare att kvittera att dom läst anteckningarna och att dom stämmer överens med det som diskuterats och beslut som fattats på mötet.

Att både leda mötet och skriva samtidigt är utmanande och det funkar inte för alla. Personligen gör jag oftast båda av den anledningen att övriga mötesdeltagare då kan fokusera på att vara aktiva på mötet och delta, istället för att en person fokuserar på att lyssna, tolka, skriva och hänga med i diskussionen. För att underlätta mitt skrivande har jag alltid papper och penna med för att kunna göra egna minnesanteckningar enklare. Ibland kanske det är så att man som mötesledare vill göra någon anteckning som inte behöver, eller ska vara, synlig för alla på skärmen och då är papper och penna bra hjälpmedel.

 

3. GLÖM INTE DEN SOCIALA BITEN 

I team som jobbar virtuellt, eller på distans, är det viktigt att komma ihåg den sociala biten och ge utrymme för “korridorsnack och fikadiskussioner” även i samband med virtuella möten. Reservera tid i början för virtuellt mingel och tid för att säga hej åt varandra på ett mer avslappnat och personligt sätt. Var själv i tid till mötet så att du kan välkomna alla deltagare vartefter dom kopplar upp sig, du kommer då redan innan mötet börjar ha en bättre bild av hur deltagarna mår och stämningen bland deltagarna.  

För återkommande möten, som veckomöten eller månadsmöten, rekommenderar jag att börja med en check up om läget så att alla får säga något och vara delaktiga direkt från start. Du kan till exempel ge alla 5 minuter där deltagarna själva berättar vad dom har på gång just nu och hur det gått med till exempel uppgifter som diskuterats tidigare. En fråga som jag tycker fungerat bra och som gett en känsla av samhörighe bland deltagarna i virtuella veckomöten, är en avslutande frågan (från mötesledaren) om deltagaren behöver hjälp eller stöd med något just nu.

Även om det är viktigt att hålla sig till mötesagendan, och hålla strukturen, rekommenderar jag att inte alltid ta uppdateringsrundan i samma turordning. Håll deltagarna lite på tårna och alerta genom att inte på förhand ha en klar ordning eller lista vem som uppdaterar när. Det ökar delaktigheten och alla lyssnar mer aktivt för att inte missa sin egen tur.

4. TA SAKER OFFLINE

Om någon fråga rör endast två, eller ett fåtal av mötesdeltagarna pausa frågan och diskussionen och kom överens om att fortsätta diskussionen i mindre grupp. Speciellt vid virtuella möten är det viktigt att inte öda tid på oviktiga saker som inte berör och rör alla. Spar tid och öka engagemanget från alla genom att diskutera det som verkligen är väsentligt för hela den grupp som deltar.

En annan sak att följa upp offline är om någon mötesdeltagare inte känns närvarande eller agerar annorlunda än normalt. Ring upp den medarbetaren efter mötet och kolla läget. Var ärlig med att du noterade att hen inte var helt med i mötet och red ut vad det beror på. Ibland kan det vara en så enkel sak som att man har en dålig dag och därför svårt att koncentrera sig i mötet, ibland är orsaken större som att man inte känner sig hörd och att ens åsikt inte kommit fram i en viktig fråga. Underskatta inte din egen magkänsla om att någon inte är helt med i mötet, oberoende om deltagaren är i samma rum som dig eller deltar virtuellt. Med att följa upp och ställa frågor får du värdefull information om både medarbetaren och gruppen. Det är också ett bra sätt för dig att visa att du själv är delaktig i mötet och vill att alla andra är det också.

5. UTVÄRDERA - BE OM FEEDBACK

För återkommande möten med samma grupp av deltagare rekommenderar jag att man utvärderar mötesstrukturen och agendan efter ett tag. Är det ett möte som fungerar att ha virtuellt? Är  den återkommande agenda bra? Hur fungerar tekniken ni använder? Känner sig alla delaktiga och att deras röst hörs? Att känna sig delaktig i möten är inte endast mötesledarens ansvar, det ansvaret ligger också på deltagarna. Att be om feedback och utvärdera det virtuella mötet hjälper er att utveckla mötet så att det passar alla och det leder i sin tur till mer aktivitet och en ökad känsla av delaktighet.

Harriet Bodö har lång erfarenhet från internationella organisationer,  både som ledare och medarbetare. Hon är en erfaren chef med stor kunskap om distansarbete och att leda virtuella team. Harriet är en av  
experterna och utbildarna inom Timanttia Consulting.

 

Vi har skapat en guide, som beskriver Baronas xChange program. Baronas xChange program är en tjänst med fokus på medarbetares välbefinnande och personliga utveckling. Programmet möjliggör att du som arbetsgivare kan erbjuda dina medarbetare att arbeta på distans i Costa del Sol i Spanien. I guiden hittar du bland annat information om hur Barona xChange fungerar, vilka tjänster som ingår, fördelar med programmet och erfarenheter från deltagare i programmet.

xChange_guide_Sweden

Topics: HRFramtidens arbetslivVälbefinnandeförändringsledarskapflexibeltarbeteFör företag

Nya Inlägg

Topics