Skapa rätt teamkänsla vid distansarbete

Att känna gemenskap på arbetet är viktigt oberoende hur och var man jobbar. Hur väl man trivs på jobbet påverkas av om man känner sig delaktig i organisationen och känner tillhörighet till sitt team - allt det här påverkar i sin tur företagets resultat. Det är viktigt för oss alla att känna tillhörighet och vara en del av gemenskapen på jobbet, i team som jobbar på distans är det därför extra viktigt att som ledare aktivt jobba med att skapa och upprätthålla en gemenskap. Det här är dock inget ledaren själv och ensam kan eller ska fixa - hela teamets och alla medarbetares engagemang och arbetsinsats behövs. 

Att leda ett team på distans istället för att träffa sina medarbetare på daglig basis ställer högre krav på dig som ledare. Du behöver tänka mer på att få till korta informella avstämningar som i vanliga fall sker automatiskt när man kommer till jobbet, ses vid kaffemaskinen, på lunchrasten osv. 

Hur gör man då i praktiken? Här är några tips och råd hur man kan öka gemenskapen inom team som jobbar på distans.

KOMMUNIKATION

Att kommunicera vad, hur, när och till vem är en av dom största utmaningarna för ledaren i team som jobbar på distans. Kommunikationen har också en direkt påverkan på hur delaktig man känner sig, samtidigt som bristande kommunikation kan vara en orsak till slitningar och missnöje. Tänk på hur du som ledare kommunicerar med dina medarbetare, både individuellt och som grupp - vad kommunicerar du när och i vilken kanal? Involvera mottagarna, det vill säga dina medarbetare, i diskussionen om ert teams kommunikationsplan - hur vill dom bli informerade om vad och vilken information är extra viktig?

Tänk på att viktig information som rör alla bör kommuniceras i en överenskommen kanal till alla på samma gång. Även om alla inte är på jobb samtidigt och kanske är lediga när informationen går ut är det viktigt att alla får den information ni klassat som viktig på samma gång. Det här är speciellt viktigt i avdelningar med så kallade underteam - att koordinera informationen till alla team på samma gång, och på samma sätt är att rekommendera för att minska känslan av “alla andra vet” och spekulationer om vad som sagts och menats.

BESLUTSFATTANDE

Som ledare behöver du fundera över hur ni fattar beslut och hur er beslutsprocess ser ut. Att inte vara delaktig i beslut som fattas eller inte vara involverad i diskussionerna kan vara en orsak till att man inte känner sig delaktig. Kom överens om vilka beslut som fattas var och av vem. Min rekommendation är att styra beslutsfattandet till gemensamma möten där dom medarbetare som ska vara med och fatta beslutet är samlade.

Presentera beslutsunderlag skriftligen så att alla oberoende av varifrån och hur man deltar i mötet kan följa med i diskussionerna och har all relevant information. Som ledare är det viktigt att säkerställa att alla förstått vad frågan gäller och att alla fått säga sitt, i virtuella möten är det lätt att missförstå och missförstås. Dokumentera beslutet och kolla att alla berörda har skriftlig information om det, här kan du också be om en sista check på att alla uppfattat beslutet såsom det är dokumenterat.

ONE TO ONES

Egen tid med närmaste chef är viktigt oberoende om man jobbar på distans eller inte. Ta dig tid att sitta ner med alla dom medarbetare som rapporterar till dig varje veckan eller varannan vecka. Du kan ha en agenda eller struktur för mötet, men det viktigaste är att fokusera på att stämma av hur medarbetaren mår och hur det går med arbetsuppgifterna. Dom här personliga One to One samtalen är din möjlighet att lära känna dina medarbetare bättre och få värdefull information om vad som är på gång.

Fokusera på att lära dig mer om hur medarbetarens arbetsdag ser ut, hur hen jobbar och vilka utmaningar hen har i sitt dagliga jobb men glöm inte den sociala biten där du lär känna medarbetaren som person. Att avstämningen blir av inom det utlovade spannet är viktigare än hur mycket tid som avsätts för själva mötet, har ni en fungerande rutin räcker i regel 15-30 min. Det viktigaste är att du som ledare dedicerar egentid för dina medarbetare - egentid där ni lär känna varandra och kan prata ostört. Spendera inte tid på för mycket planering innan eller dokumentation efteråt - fokusera på samtalet och medarbetaren!

SOCIALISERA OCH KALLPRATA ONLINE

En av dom största dagliga utmaningarna när det gäller att känna sig delaktig och som en i arbetsgemenskapen är att den sociala biten påverkas och den dagliga naturliga kontakten med kollegorna minskar. Korridorsnack, jobbfrågor i förbifarten vid kopieringsmaskinen och gemensam lunch och fika. Att inte ha den här naturliga dagliga kontakten med kollegorna och närmsta chef gör att steget att fråga om hjälp och råd känns större när frågan ska ställas online och man inte ser om kollegan är upptagen med annat. Den dagliga sociala biten och korridorsnacket kan flyttas online och här är några enkla tips på hur du som ledare kan agera som en förebild för ett nytt sätt att socialisera:

• Säg godmorgon till alla dina medarbetare personligen, via chat eller ring. Glöm inte önska trevlig helg innan arbetsveckan är slut!
• Använd en gemensam chat för snabba frågor och korridorsnack, aktivera alla medarbetare genom att uppmana dom att prata med teamet i chatten. Håll chatten lättsam och kortfattad, undvik långa jobbfrågor eller dokumentfrågor. 
• Dagliga check-up möten 10-15 minuter varje morgon. Informera kort om vad som är på gång och ta en snabb uppdatering där alla medarbetare kort berättar vad dom har på gång och om dom behöver hjälp med något under dagen
• Flytta fikapausen online till exempel en gång per vecka, en gemensam veckolunch online funkar också lika bra

TEAMBUILDING

När man jobbar på distans från varandra behövs teambuilding och fysiska träffar regelbundet. Hur ofta och i vilket format det vet du som ledare tillsammans med ditt team bäst själv. Att träffas fysiskt och göra saker tillsammans stärker teamet samtidigt som man lär känna varandra bättre. Att till exempel en gång per år samla alla i teamet och hålla en utbildningsdag eller planeringsdag tillsammans är ett bra sätt att få in gemensamt jobb och teambuilding på samma gång. Viktigt här är dock att även få med den viktiga sociala och lära känna varandra biten. Boka inte upp hela dagen med arbetsuppgifter, planera in tillräckligt med tid för olika teamaktiviteter och tid att bara umgås med varandra. Ju bättre ni känner varandra, desto lättare och smidigare blir det dagliga samarbetet trots det fysiska avståndet. Det skapar dessutom rätt förutsättningar för att våga fråga om hjälp och ta kontakt för att diskutera arbetsuppgifter när det behövs.

Att leda på distans kräver nytänk för att skapa gemenskap. Dagens teknik underlättar, och vårt ändrade beteende när det gäller att kommunicera i sociala medier, gör implementering av det nya arbetssätt på jobbet enklare. För att skapa gemenskap i team som jobbar på distans behöver du som ledare vara den som tar dom första stegen och leder förändringsarbetet, men du kan inte göra jobbet ensam. Involvera, engagera och aktivera dina medarbetare att skapa er nya gemenskap online - tillsammans kommer ni lyckas skapa en ny gemenskap som fungerar både online och på kontoret.